Wat is een LMS, en heb je er een nodig?

Elke organisatie draait op kennis die bij anderen terecht moet komen. Hoe de kassa werkt, hoe je een klacht afhandelt, welke veiligheidsregels gelden... Het meeste van die kennis zit op lastige plekken, zoals in iemands hoofd, in een map die niemand opent of bij die ene collega die toevallig weet hoe alles werkt.

Zeg "learning management system" en de meeste mensen zien een groot bedrijfsportaal voor zich, met een login en een afdeling die het beheert. Soms noemen ze het een LMS, een leerplatform of zelfs een e-learningplatform. Het betekent allemaal hetzelfde, en het is een stuk simpeler dan het klinkt!

Wat het eigenlijk is

De korte versie: een LMS is één plek waar je cursussen bouwt, deze toewijst aan de mensen die ze nodig hebben en kan volgen wat er daarna gebeurt.

Het woord dat het echte werk doet in die zin, is management. De meeste mensen horen "learning" en denken aan de inhoud. Dus ze zien video's, slides en documenten voor zich. Maar die inhoud heb je als bedrijf meestal al, je hebt een map met pdf's, misschien een paar video's en een collega die goed kan uitleggen.

Wat je niet hebt, is iets dat weet of de stof is aangekomen. Niemand kan je vertellen wie het veiligheidsdocument heeft gelezen, wie het heeft overgeslagen of wie de versie van twee jaar geleden heeft gelezen... Dat is het gat dat een LMS vult, het beheert het leren in plaats van het alleen op te slaan.

Wat het niet is

Je denkt misschien dat de tools die je al gebruikt een soort LMS zijn. Maar...

• Een gedeelde schijf is geen LMS. Daar staan de bestanden, maar het kan je niet vertellen of iemand ze heeft geopend.
• Een videokanaal is geen LMS. Mensen kunnen kijken, maar nergens staat wie er moest kijken, of wie dat ook echt heeft gedaan. Al vinden ze de video misschien wel leuk!
• Een wiki is geen LMS. Die beantwoordt vragen van mensen die gaan zoeken, maar doet niets voor de mensen die niet weten dat ze moeten zoeken.
• Een trainingsdag is geen LMS. Die werkt één keer, voor wie er die dag bij was. Wie volgende maand begint, heeft hem gemist.

Elk van die dingen is prima in wat het doet, maar geen ervan maakt de cirkel rond, want geen ervan kan je vertellen wie nog een zetje nodig heeft en het nog niet heeft gelezen. Die cirkel rondmaken is precies wat een LMS doet.

Twee kanten van hetzelfde platform

Een LMS is makkelijker voor te stellen als je weet dat het er totaal anders uitziet, afhankelijk van wie er inlogt.

Voor een manager is het een werkplek. Je bouwt een cursus uit je eigen materiaal, dus de kassa-instructies, de hygiëneregels, of de video die je al had opgenomen. Je wijst hem toe aan één persoon of aan een heel team. Daarna krijg je een overzicht van wie klaar is, wie er is begonnen, en wie hem nog niet heeft geopend. Je kunt aan een cursus een toets toevoegen als je zeker wilt weten dat de stof is blijven hangen. En zodra iemand de cursus afrondt, kan die het certificaat zelf downloaden.

Voor een medewerker is het veel simpeler. Die logt in en ziet een kort lijstje met dingen die gedaan moeten worden. Ze werken in hun eigen tempo door, op de telefoon tijdens een rustig moment of aan een bureau vóór een dienst. Klaar is klaar en niemand hoeft erachter aan te gaan.

Dat verschil is bewust, de manager krijgt het overzicht en de medewerker krijgt een to-dolijst zodat geen van beiden zich met de andere helft hoeft bezig te houden.

Wat het oplost, en wat het oplevert

De problemen die een LMS oplost zijn vrij simpel, je herkent ze al lang voordat je het woord voor de oplossing überhaupt kent.

• Kennis loopt de deur uit. Je meest ervaren collega zegt op en jarenlange kennis vertrekt mee. Schrijf het één keer goed op, en dan blijft het, ook nadat ze weg zijn.
• Iedereen leert het anders. Een nieuwe medewerker wordt ingewerkt door wie er die dag staat, dus het verhaal verandert elke keer. Met één cursus krijgt elke nieuwe persoon dezelfde duidelijke start.
• Inwerken kost je een hele week. Je geeft steeds dezelfde uitleg, aan elk nieuw gezicht. Als de basis klaarstaat, zijn mensen binnen enkele dagen al productief in plaats van weken.
• Je kunt het niet aantonen. Een inspecteur vraagt wie de voedselveiligheidstraining heeft afgerond, en jij zit in oude e-mails te graven... In plaats daarvan heb je het antwoord op je scherm, inclusief exacte datum.
• De oude versie circuleert nog. Je hebt de regels bijgewerkt, maar drie papieren uitdraaien in het magazijn zeggen nog iets anders. Je past de cursus één keer aan, en iedereen heeft de actuele versie.

Zijn dat niet gewoon verschillende problemen? Jazeker, maar ze hebben allemaal dezelfde vorm: iets belangrijks moest je team bereiken, maar je kunt niet bijhouden of dat ook echt gebeurde. Een leerplatform lost dat op.

Wanneer je er echt een nodig hebt

Er is geen minimaal aantal medewerkers waarbij dit ineens de moeite waard wordt. Een team van acht kan al hard een oplossing nodig hebben, terwijl een team van veertig prima zonder kan. Het hangt af van de signalen, niet van de omvang.

• Je legt dezelfde informatie vaker dan één keer per jaar uit aan een nieuwe persoon.
• Er zijn regels waarvan je moet aantonen dat je ze volgt, of dat nu voedselveiligheid, privacy of certificering is.
• Iets belangrijks weet precies één persoon (die gelukkig nooit ziek is).
• Je hebt mensen in verschillende rollen of op verschillende locaties die elk iets anders nodig hebben.

Als ook maar één daarvan herkenbaar klinkt, dan heb je het probleem waarschijnlijk al en los je het nu gewoon handmatig op. En als je denkt dat je organisatie hier te klein voor is, lees dan waarom personeel trainen niet alleen voor grote bedrijven is.

Wat Zunderwork is

Zunderwork is een LMS voor organisaties zonder trainingsafdeling, en dat zijn de meeste. Je bouwt cursussen uit je eigen materiaal, zonder dat je er een specialist voor nodig hebt. Je wijst ze per team toe, zodat het magazijn veiligheidstraining krijgt en het winkelpersoneel de kassacursus.

En omdat alles wordt bijgehouden, volg je de voortgang vanuit één dashboard. Het is toegankelijk ontworpen en WCAG-compliant, zodat elke medewerker er echt mee kan werken, ook mensen die een schermlezer of het toetsenbord gebruiken.

Meer is een LMS eigenlijk niet. Eén plek voor wat je team moet weten, en een manier om te zien dat het is aangekomen.

Wil je meer informatie, of hulp bij de vraag hoe een leerplatform bij jouw organisatie past? Plan een demo via de knop hieronder, dan laten we je alles zien!